Nasjonal digital workshop

våre erfaringer

Nasjonal digital workshop med 88 personer

Da vi skjønte at vi måtte avlyse vår planlagte fysiske nasjonale workshop i LOVU-prosjektet (lærings- og vurderingsbank) grunnet Covid19, tenkte vi: «Finnes det et alternativ til en fysisk workshop?».

Vi gjorde en helomvending og bestemte oss for å gjennomføre workshopen på ZOOM, og her er erfaringene vi gjorde oss. 

Nasjonal workshop, Union Brygge - Drammen

LOVU-prosjektet er DIKU-finansiert og handler i svært korte trekk om at alle helse- og sosialfaglige utdanninger (HS) i landet skal hjelpe hverandre med å utvikle en nasjonal åpen ressursbank med forslag til undervisningspakker knyttet til 12 felles læringsutbyttebeskrivelser som alle HS-utdanninger må implementere i sine fagplaner. Hvis mange undervisere vil sette inn bidrag i banken, så vil vi til sammen kunne tilby et svært godt, variert og kvalitetsmessig læringsopplegg.

Målet med workshopen var tredelt; kartlegge behovet der ute, komme i gang med å etablere relasjoner og skape en digital møteplass for inspirasjon, dialog og samarbeid.
Vår tro er at digitale møteplasser være seg workshop, seminarer eller konferanser er en bærekraftig, demokratisk og moderne måte å møtes på. Eller den eneste (!) måten å møtes på i disse koronatider.  Bærekraftig demokratisk og moderne – er hentet fra Alastair Creelman som i snart en mannsalder har utviklet, tilrettelagt og fremmet digitale møteplasser nasjonalt og internasjonalt. Han er vel det nærmeste du kommer en «digital popstjerne» i Europa, og vi er mange som har glede av hans erfaringer, engasjement og kunnskap (se hans blogg her). Da vi skulle i gang med planlegging av en digital WS var det altså med en overbevisning av hvilke fordeler det digitale gir:

  • Det minsker behovet for reiseutgifter og reisetid
  • Man får en digital dokumentasjon med en gang, noe som korter ned eventuelt etterarbeid.
  • Alle kan delta – det utjevner forskjeller i tid og ressurser

Samarbeid og deling er sentralt i prosjektet, og i planleggingen av workshopen var det viktig å designe den på en slik måte at alle kunne komme til ordet med behov, innspill, deling av eksisterende ressurser etc. Da vi startet planleggingen tok vi utgangspunkt i HVA, HVORDAN og HVORFOR og jobbet utfra det. Resultatet kan du se under i programmet deltakerne fikk tilsendt. Bak dette programmet ligger det utallige timer med planlegging, testing og diskusjoner. Vi kommer tilbake til gode tips for å lykkes basert på våre erfaringer.

Kl

Program

Våre kommentar

08:30-09:00 

Ta med kaffekoppen, og husk å logge deg på konferansen i god tid. Da kan du sørge for at utstyret ditt fungerer og snakke med andre deltakere. 

 

Dette var populært, kl 08.45 hadde over 50 logget seg inn.

Samtalene dreide seg om alt fra Ibsen til hvordan få studentene til å skru på kamera i nettundervisning

 

09:00-09:45 

Velkomstfilm (lenke)

Musikkinnslag ved en musikkstudent (lenke)

Velkommen ved
Rektor Petter Aasen, USN,

Kjersti Skjervheim, Diku 
Pia Cecilie Bing-Jonsson, prosjektleder LOVU

Hvorfor LOVU? Hva skal skje denne dagen og hvorfor er vi her?  

 

Viktig med en ordstyrer (Pia)

 

Hilde (prosjektmedarbeider) introduserte gruppearbeidet hensikt og mål, samt fasilitators rolle.

 

Det ble tatt opptak av denne første fellesdelen.

09:45-09:55 

Pause 

 

10:00-11:15 

Gruppearbeid i 12 break-out rooms

 

Overordnet tema:

Hvordan bør en felles LOVU-bank være for at den skal fungere for deg?  

På forhånd hadde deltakerne meldt seg på et læringsutbytte de ønsket å jobbe med. De ble manuelt tildelt et break-out room. Denne manuelle prosessen var tidkrevende, og vi må se på nye løsninger til neste gang.

 

Gruppene fikk 2 oppdrag:

1.       6 ulike spørsmål som skulle besvares. Fasilitator skrev ned svarene

2.       Lage en presentasjon i PowerPoint som var delt via OneDrive.  

11:15-11:20 

Pause 

 

 

11:20-12:00 

Presentasjon ved en av gruppedeltakerne

 

Veien videre ved Pia

Via OneDrive ble gruppenes PowerPoint delt via skjermen til en fasilitator. Hun passet også tiden (viktig). Hver gruppe fikk 2 minutter hver til presentasjon

 

 

Våre beste tips for å lykkes

Vårt aller beste tips til å gjennomføre digitale workshops er først og fremst å sette av nok tid til forberedelser. Dette gjelder både det praktiske, som å forberede selve innholdet i workshopen og aktivitetene i den, men også å teste ut hvordan verktøyene fungerer, tekniske opplæring og avklaring av fasilitators rolle. Avvikling av en så stor workshop krever mye ulik kompetanse, og det er viktig å avklare hvem som gjør hva. Så hva betyr dette i praksis?

  • Fasilitator
    Hvis du skal bruke break-out rooms med flere enn 5 deltakere bør du ha en fasilitator som kan tilrettelegge for samhandling og dialog, samt bidra til å styre tid ift utdelte oppgaver.

  • Teknisk support
    Det er helt avgjørende for å lykkes at du har med en eller flere til å gi tekniske opplæring, vurdering og støtte ved gjennomføring. Det var særlig ved bruk av break-out room i ZOOM at vi var avhengige av dette.

  • Test-gjennomkjøring
    Det er nødvendig å teste det planlagte opplegget før selve workshopen. Vi hadde 2 gjennomkjøringer i ZOOM for å være best mulig forberedt på mulige utfordringer og finne gode løsninger sammen.  
  • Programvare
    Hva slags program dere velger å bruke for den digitale workshopen er avhengig av hvem som deltar og hvor mange dere er. Hvis deltakerne møtes bare denne ene gangen, er vårt tips å bruke programmer dere allerede er kjent med.
    For gruppearbeid og presentasjon valgte vi å bruke PowerPoint via OneDrive som er en integrert del av Office 365. Dette gir et sted i skyen der du kan lagre, dele og synkronisere arbeidsfilene dine. Office365 skytjeneste er gratis for ansatte og studenter ved USN. Office 365 er allerede installert på ansattmaskiner som er satt opp/administreres av IT ved USN. 
  • Skjermbilder og opptak
    Du burde vurdere å ta bilder/opptak for seinere bruk og deling samt dokumentasjon. Det er viktig å informere deltakerne om dette ved oppstart.

  • Forventningsavklaring
    Gi tidlig informasjon om workshopens hensikt og innhold slik at deltagerne raskere kan føle seg trygge på strukturen og vet hva som forventes av dem. Et eksempel på en slik struktur kan være at alle aktiviteter forklares i plenum, deretter diskusjon i mindre grupper, og så deling i plenum.

  • Viktige dokumenter
    1. Kjøreplan 2. Gruppeoppgaver for anvendelse i break-out room 3. Ferdiglaget PowerPoint mal via OneDrive 4. ZOOM 1-2-3 bruksanvisning for fasilitatorene 5. Gruppeinndeling i Excel-ark
En lettet prosjektgruppe etter vel gjennomført workshop.

Refleksjoner


Etter at støvet hadde lagt seg, var prosjektgruppen lettet over at alt hadde fungert så bra. Tilbakemeldinger fra deltakerne er overveldende positive, og vi kan knapt huske noe alvorlige problemer overhodet. Med noen få små unntak opplevde vi heller ingen tekniske problemer med deltakernes lyd og bilde.

Vi er et engasjert og kreativt team som yter litt ekstra og viser stor grad av pågangsmot og god vilje.  Vi har alle lært så mye av dette og gleder oss til fortsettelsen. Vi har erfart at det digitale gir mange positive fordeler. Vi vil fremdeles trenge fysiske møteplasser, men kanskje vi skal gjøre dette til unntak fremfor regelen?

 

Kronikk Khrono LOVU: Det er godt mulig vi blir bedre av å dele

LOVU sin egen podkast: LOVU-podden